Urlop na żądanie – ile trwa, kiedy pracodawca może odmówić, warunki urlopu na żądanie 2024

W życiu każdego człowieka prędzej czy później zdarzają się nieprzewidziane i niezaplanowane okoliczności, w związku z którymi nie może się on pojawić w pracy. Z reguły są to zdarzenia związane ze zdrowiem – swoim lub kogoś bliskiego, a także różnego rodzaju wypadki (jak na przykład zalanie mieszkania, wypadek drogowy etc.). Co zrobić, jeżeli doświadczasz takiej sytuacji, a jednak masz obowiązek pojawić się w pracy? Czy możesz dostać dzień lub kilka dni wolnych z tytułu sytuacji nieprzewidzianych, żeby rozwiązać swoje bieżące problemy? Odpowiedź brzmi: tak! Tego typu okoliczności zostały określone w Kodeksie pracy i uregulowane przez ustawę o Urlopie na żądanie. Każdy pracownik ma prawo do takiego urlopu i może go wykorzystać na dowolny cel. Pracodawcy są natomiast zobowiązani do udzielania urlopów na żądanie pracownikom, którzy tego potrzebują. 

Czym dokładnie jest urlop na żądanie, kiedy i w jaki sposób można z niego skorzystać, czy i z jakiego powodu pracodawca może odmówić urlopu na żądanie? Odpowiedzi na te i wiele innych pytań dotyczących urlopu na żądanie znajdziesz w naszym artykule. 

Czym jest urlop na żądanie?

Jak sama nazwa wskazuje – urlop na żądanie to wolne, którego pracownik żąda od pracodawcy. Mówiąc inaczej; jest to forma urlopu niezaplanowanego, którego pracownik nie uzgodnił wcześniej z przełożonym. Tego typu rozwiązanie warto stosować tylko w nagłych sytuacjach życiowych. Ponadto warto mieć na uwadze, że liczba dni urlopu na żądanie jest restrykcyjnie ograniczona, a więc nie wolno jej przekraczać. Urlop na żądanie jest częścią corocznego urlopu wypoczynkowego. W związku z tym warto mieć na uwadze, że w przypadku wykorzystania dni wolnych na żądanie, wakacje będą krótsze. 

Nie każdy pracownik ma świadomość tego, że może skorzystać z przywileju, jakim jest urlop na żądanie. Nie oznacza to jednak, że taka forma urlopu nie wiąże się z szeregiem wymogów i ograniczeń. O głównych zasadach urlopu na żądanie przeczytasz w dalszej części artykułu.

Urlop na żądanie 2022 – warunki i wymogi

Najważniejsze warunki urlopu na żądanie dotyczą sposobu skorzystania z tej formy wolnego w pracy. Przede wszystkim z takiego urlopu mogą skorzystać tylko i wyłącznie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Urlop na żądanie nie jest dostępny dla pracowników zatrudnionych na umowie zlecenie lub na umowie o dzieło. Oczywiście pracownik nie musi planować i uzgadniać daty urlopu na żądanie. Nie oznacza to jednak, że w dniu urlopu może się po prostu nie pojawić w pracy. Musi on uprzedzić pracodawcę co najmniej w dniu samego urlopu, koniecznie przed początkiem dnia roboczego.

Niedopuszczalna jest z kolei sytuacja, w której pracownik po prostu nie przychodzi do pracy. Przed skorzystaniem z urlopu na żądanie należy też zapoznać się z wymaganiami pracodawcy w tym zakresie. W każdej firmie – w zależności od specyfiki jej działania, a także od polityki i relacji między pracownikiem a przełożonym – mogą się one różnić. 

Jeżeli chodzi o powód, w związku z którym pracownik może skorzystać z urlopu na żądanie, to może on być naprawdę dowolny. Polskie prawo nie zobowiązuje pracowników do raportowania o powodach urlopu na żądanie. Tym samym możesz, ale nie musisz podawać powodu, dla którego nie możesz przyjść do pracy i pilnie żądasz dni wolnych od pracy – wszystko zależy od tego, w jakich relacjach międzyludzkich jesteś ze swoim pracodawcą. Nie warto też zapominać o tym, że w określonych warunkach pracodawca może odmówić urlopu na żądanie. Poważny powód, dla którego chcesz mieć wolne, może być zatem dla niego bardziej przekonujący, niż krótkie informacje o tym, że nie możesz przyjść do pracy z powodów osobistych (chociaż czasem to wystarczy).

Urlop na żądanie – ile dni?

Kodeks pracy określa, że każdy pracownik, zatrudniony na podstawie umowy o pracę, jest uprawniony do 4 dni urlopu na żądanie w jednym roku kalendarzowym. Właśnie o tyle zostanie skrócony urlop wypoczynkowy pracownika, który skorzystał z wolnego w trybie na żądanie. Jeżeli więc liczba dni urlopu wypoczynkowego wynosi 26, to dla pracowników, korzystających z urlopu na żądanie, ta liczba wyniesie tylko 22 dni. Zaletą jest to, że w związku z tym urlop na żądanie jest w pełni płatny, a więc pracownik niczego nie traci korzystając z tej formy wolnego (oczywiście oprócz dni wolnych od pracy, które może wykorzystać w ograniczonej ilości w ciągu roku kalendarzowego). Co istotne – skorzystać z urlopu na żądanie można na pięć różnych sposobów: 

• wykorzystać cztery dni na raz;
• wykorzystać cztery pojedyncze dni urlopu; 
• wykorzystać dwa razy po dwa dni urlopu; 
• wykorzystać jeden dzień i trzy dni urlopu osobno. 

Jak widać – nie ma żadnych ograniczeń jeżeli chodzi o tryb wykorzystania urlopu na żądanie. Niezależnie od tego, ile dni pracownik pozostaje na urlopie na żądanie, zawsze musi on poinformować swojego pracodawcę o potrzebie skorzystania z wolnego na żądanie. 

Należy pamiętać, że 4 dni to maksymalna długość urlopu na żądanie, a jego wydłużenie nie jest możliwe bez zgody pracodawcy. Czasem jednak pracodawcy zgadzają się na dłuższe terminy, a urlop na żądanie zmienia się w urlop wypoczynkowy, okolicznościowy lub bezpłatny. 

Jak składa się wniosek o urlop na żądanie – wzór wniosku

Według przepisów Kodeksu pracy składanie wniosku o urlop na żądanie nie jest obowiązkowe. Jest to dość logiczne rozwiązanie, gdyż urlop na żądanie nigdy nie jest planowany. Pracodawca dowiaduje się o nim bezpośrednio w dniu urlopu. Trudno sobie też wyobrazić sytuację, w której pracownik – na przykład ratujący własne mieszkanie od zalania – musiałby jechać do biura, żeby złożyć wniosek o urlop na żądanie. Podobnie sytuacja wygląda, gdy ktoś musi zostać w domu z powodów zdrowotnych. Złożenie pisemnego wniosku staje się wówczas niemożliwe. W tym przypadku tzw. oficjalnym wnioskiem o urlop może być wiadomość mailowa, rozmowa telefoniczna, a nawet sms do pracodawcy. Forma, w jakiej go poinformujesz, powinna odpowiadać polityce  komunikacji w firmie, a także twoim osobistym relacjom z pracodawcą. 

Niemniej jednak niektórzy pracodawcy w momencie powrotu z urlopu wymagają złożenia pisemnego wniosku o urlop na żądanie wraz z podpisem pracownika. Jeżeli w twojej firmie dochodzi do tego rodzaju sytuacji, to możesz skorzystać z poniższego wzoru wniosku o urlop na żądanie. 

Kiedy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Najczęściej pracodawcy odmawiają urlopu na żądanie w sytuacji, gdy pracownik informuje o takiej potrzebie pod koniec dnia roboczego, w którym nie był on obecny w pracy. Jest to dość nieuczciwe podejście, które może skutkować nawet zwolnieniem z powodów dyscyplinarnych. Ponadto do częstych powodów odmowy urlopu na żądanie można również zaliczyć następujące okoliczności: 

• nieobecność pracownika w pracy może spowodować zagrożenie interesu firmy; 
• zaistnienie ważnej sytuacji, która wymaga obecności pracownika;
• nieobecność pracownika w pracy może zaszkodzić ciągłości pracy w firmie (zdarza się tak szczególnie w sezonach urlopowych, kiedy duża część pracowników firmy już przebywa na urlopie wypoczynkowym).

W odniesieniu do powyżej wymienionych sytuacji warto jednak pamiętać, zdanie pracodawcy może się zmienić po podaniu powodu, dla którego musisz skorzystać z urlopu na żądanie. Na jego decyzję mają wpływ takie czynniki, jak relacje międzyludzkie z pracownikiem, a także jego ogólny wizerunek w firmie.