Zaświadczenie o zarobkach: w jakich przypadkach możemy go potrzebować?

Kredytodawcy nie są skłonni wierzyć słowom obywateli, dlatego wskazując w kwestionariuszu otrzymane dochody kredytobiorca musi je potwierdzić dokumentem, który nazywa się zaświadczeniem o zatrudnieniu i zarobkach. Dla banku będzie to gwarancja uczciwości kredytobiorcy, a zatem prawdopodobieństwo braku zwrotu środków będzie minimalne. Jeśli jednak nie masz możliwości, aby szybko otrzymać dokument potwierdzający Twoje zarobki, wówczas dobrym rozwiązaniem stanie się chwilówka bez zaświadczeń.

W tym artykule opowiemy o tym, jakie elementy podstawowe powinno zawierać zaświadczenie o zarobkach oraz gdzie i na jakich podstawach można szybko i łatwo uzyskać ten dokument.

Czym jest zaświadczenie o dochodach i zatrudnieniu?

Oto podstawowe informacje, o których powinien pamiętać każdy pracownik zwracający się do swojego pracodawcy z prośbą o wydanie zaświadczenia o dochodach za 3 miesiące lub za dłuższy okres.

Zaświadczenie o dochodach jest jednym z najbardziej popularnych dokumentów, z którym do czynienia miał faktycznie każdy Polak. Może on być wydawany zarówno urzędnikom państwowym, jak  i pracownikom prywatnych organizacji, a jego podstawowym celem jest podanie informacji dotyczących tego, czy jest się osobą wypłacalną. Najczęściej zaświadczenie o wynagrodzeniu jest wymagane  do uzyskania pożyczki od banków i innych organizacji finansowych, wydawania wiz, a także do instancji podatkowych i różnych służb społecznych. W tym drugim przypadku dokument jest zwykle potrzebny do potwierdzenia prawa obywatela do otrzymywania wszelkich dotacji rządowych, jak i świadczeń.

Jeśli pracownik prosi o zaświadczenie, ale nie ma formularza, powinien go sporządzić osobiście na podstawie ogólnodostępnych wzorów, które może znaleźć na przykład w internecie. Kartki z wydrukowanymi formularzami do uzyskania zaświadczenia o zarobkach można znaleźć również na przykład w punktach z drukami. Dodatkowo warto pamiętać, że w takich dokumentach ujawniane są dane wrażliwe, a więc pracodawca może wystawiać zaświadczenie wyłącznie na żądanie pracownika i oddać je osobiście.

Na zaświadczeniu o zarobkach również powinien znaleźć się podpis pracodawcy oraz osoby, która reprezentuje pracodawcę w stosunkach pracy. Może to być na przykład główna księgowa lub kierownik działu kadr.

Termin, w którym powinno zostać wydane zaświadczenie nie jest ustalony przez prawo, więc najczęściej kierownik umawia się z pracownikiem na najbardziej odpowiadający mu czas i przygotowuje dokumenty na odpowiedni termin.

Okres ważności takiego dokumentu wynosi od 30 do 60 dni, zatem nie warto o tym zapominać, jeśli planujesz wykorzystać zaświadczenie dla uzyskania kredytu.

Uzyskać zaświadczenie o kwocie otrzymywanego wynagrodzenia możemy również, jeśli pracujemy na podstawie umowy zlecenie. W takim dokumencie jednak powinny pojawić się nie tylko wspomniane powyżej elementy, ale również:

• Wydane przez firmę zaświadczenie o usługach, które osoba wykonywała na jej rzecz;
• Informacje, pozwalające zidentyfikować świadczone usługi;
• Dokładny okres, w ciągu którego były świadczone usługi na podstawie umowy zlecenie.

Ponadto, jeśli osoba pracowała na podstawie umowy zlecenie, informacje o jej wynagrodzeniu często podawane są za okres dłuższy niż 3 miesiące.

W jakich przypadkach jest wymagane zaświadczenie o zarobkach?

Jeśli wymaga się od nas informacji o tym, gdzie konkretnie jesteśmy zatrudnieni oraz jakie wynagrodzenia uzyskujemy, wówczas będziemy potrzebować zaświadczenia o zarobkach. W jakich przypadkach można go od nas zażądać? Oto wykaz najczęściej zdarzających się sytuacji:

• Jeśli wnioskujemy o kredyt i firma chce upewnić się o naszej zdolności kredytowej;
• Jeśli kupujemy towary na raty i sklep potrzebuje udowodnienia zdolności do spłacania pożyczki na czas;
• Jeśli zapisujemy dziecko do przedszkola, a jego kierownictwo chce upewnić się, że możesz regularnie dokonywać wpłat miesięcznych, a jednocześnie że oboje rodzice pracują i nie mają możliwości zapewnienia dziecku należytej opieki w domu.

Czasem zdarzają się sytuacje, kiedy osoba traci pracę, ale chce uzyskać kredyt. Najprawdopodobniej bank odmówi udzielenia niezbędnych pieniędzy i w takim przypadku dobrym rozwiązaniem będą pożyczki dla bezrobotnych. Istnieją przecież inne sposoby potwierdzania dochodów potencjalnego kredytobiorcy. Na przykład, możesz dostarczyć instytucji kredytowej umowę z ostatnim pracodawcą. Dowodem dochodu klienta może być również wyciąg z konta bankowego, potwierdzający regularne otrzymywanie określonej kwoty pieniędzy.

Gdzie można uzyskać zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?

Ponieważ w większości przypadków zaświadczenia o zarobkach potrzebują osoby ubiegające się o kredyt lub pożyczkę, takie dokumenty wystawia pracodawca według wzoru przyjętego w konkretnej firmie. Nie istnieją jednak wymagania dla pracodawcy, aby wystawiał zaświadczenia o wynagrodzeniu na każde żądanie pracownika (praktyka pokazuje, że w większości przypadków nie robiono wówczas żadnego problemu).

Jeśli potrzebujesz potwierdzenia zarobków na przestrzeni kilku lat, a nie miesięcy (na przykład w celu uzyskania emerytury), wówczas potrzebujesz zaświadczenia z ZUS. Do wystawienia takiego zaświadczenia o zarobkach z ZUS pracodawca jest zobowiązany przez polskie prawo. Jeśli natomiast firma znajduje się w trakcie likwidacji, zaświadczenie również może wystawić syndyk lub likwidator.

Warto dodać też, że ZUS RP-7 wydaje się nie tylko obecnym, ale i przyszłym pracownikom, którzy potrzebują ustalić konieczny kapitał początkowy, co stanie się podstawą do wyznaczenia naliczonej im kwoty emerytury.

Często pracownicy interesują się tym, czy powinny płacić za wystawienie im zaświadczenia o zarobkach. Jeśli taki dokument jest wydawany przez pracodawcę, odpowiedź zdecydowanie będzie brzmiała: NIE. Jednak w przypadku, gdy do sporządzenia dokumentu ZUS RP-7 będą potrzebne dane przekazane już do archiwum, uzyskanie zaświadczenia będzie wiązało się z poniesieniem pewnych kosztów. Zapłacimy jednak nie za zaświadczenie o tym, w jakich okresach byliśmy zatrudnieni i jakie wynagrodzenie uzyskaliśmy, a jedynie za wydanie odpisu lub kopii, gdyż ani niepaństwowe, ani państwowe archiwa nie mają prawa do bezpośredniego wydawania zaświadczeń, na podstawie których można byłoby wypełnić druk ZUS RP-7.

Jakie podstawowe elementy powinny mieścić się w zaświadczeniu o zarobkach?

Podstawowym elementem, który powinien znajdować się na zaświadczeniu o zarobkach, są dane pracownika, w tym miejsce jego zatrudnienia i wielkość wynagrodzenia. Dodatkowe informacje, które również powinny znaleźć się na dokumencie, to czy osoba ma obciążenie komornicze. Potwierdzeniem poprawności informacji, zawartych w zaświadczeniu o zarobkach, są podpis pracodawcy oraz pieczątka firmy. Wystawienie zaświadczenia o zarobkach jest również możliwe pod warunkiem, że podamy następujące informacje:

• Imię i nazwisko według dowodu osobistego;
• Numer PESEL;
• Numer dokumentu potwierdzającego tożsamość (jest to najczęściej dowód osobisty lub paszport).

 Treść oraz forma zaświadczenia o zarobkach powinny być maksymalnie przejrzystymi i łatwymi do odczytania. Aby spełniać ten warunek w dokumencie podaje się:

• Datę rozpoczęcia pracy przez pracownika;
• Informacje o tym, jakie stanowisko zajmuje osoba, dla której wydaje się zaświadczenie.

Najczęściej w dokumencie podaje się dane dotyczące przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia brutto w ciągu ostatnich 3 miesięcy przed terminem wystawienia zaświadczenia. Niektórzy pracodawcy uważają, że nie muszą podawać w takich zaświadczeniach informacji dotyczących obciążeń komorniczych, jednak takie podejście zdecydowanie jest zbędne, gdyż są one potrzebne na przykład dla placówek kredytujących lub banku.

Ważnym szczegółem jest również to, aby do zaświadczenia zostały włączone informacje dotyczące wszystkich elementów, z których składa się wynagrodzenie. Są to przede wszystkim:

• Wynagrodzenie zasadnicze;
• Różne dodatki (za posiadane kwalifikacje, staż lub wyjątkowe warunki pracy);
• Nagrody i premie;
• Dodatkowe płatności za podjęcie pracy w godzinach nocnych lub za nadgodziny;
• Inne wynagrodzenia, w tym chorobowe, za urlop oraz przestoje nie z winy pracownika;
• Różne nagrody, w tym jubileuszowe;
• Odprawy emerytalne i rentowe;
• Wypłaty pieniężne z tytułu niewykorzystanego urlopu;

Natomiast w oświadczeniu nie powinny znaleźć się informacje dotyczące:

• Świadczeń i wypłat ze środków ZFŚS, w tym na urlop;
• Pieniędzy, uzyskanych w postaci ekwiwalentu za narzędzia używane podczas pracy;
• Wypłat lub wyrównań dokonanych po podróży służbowej pracownika;
• Odszkodowań, które wynikają z trybu realizacji umowy o zakazie konkurencji;
• Odszkodowań, odpraw lub innych świadczeń, które mogą wyniknąć w przypadku likwidacji pracodawcy lub ogłoszenia jego upadłości;
• Ryczałtów, płaconych w wyniku używania własnego samochodu do celów służbowych.

Przykłady zaświadczeń o zarobkach

Chociaż zaświadczenie o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie oraz zarobkach jest poważnym dokumentem finansowym, nie ma precyzyjnie sformułowanych reguł dotyczących jego wyglądu. Jeśli jesteś pracodawcą, na pewno będzie dla Ciebie przydatny wzór, na podstawie którego sam będziesz mógł sporządzić oświadczenie dla banku lub innej organizacji wymagającej potwierdzenia zarobków Twoich pracowników. Taki wzór przyda się też osobom, które ubiegają się o wydanie im takiego zaświadczenia, gdyż może on pomóc sprawdzić poprawność dokumentów wydanych przez pracodawców.

Dla wygody naszych Czytelników zamieszczamy kilka przykładów zaświadczeń o dochodach:

Standardowy wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach.

Wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach wydawane przez ZUS RP-7 (strona 1 z 4)

Wzór zaświadczenia o zarobkach dla osoby pracującej na podstawie umowy zlecenie:

Wzór zaświadczenia o zarobkach do MOPS.

Ważne szczegóły dotyczące zaświadczenia o zarobkach

Niektórzy pracodawcy wbrew wymaganiom prawa mogą z różnych powodów odmówić wystawienia zaświadczenia o zarobkach. Zdecydowanie takie działania są niezgodne z prawem, gdyż prowadzą przede wszystkim do szkody pracownika.

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach - co warto wiedzieć?

Oto są podstawowe informacje, o których powinien pamiętać każdy pracownik, zwracający się do swojego pracodawcy z prośbą o wydaniu zaświadczenia o dochodach za 3 miesiące lub za większy okres.

• Odmowa wystawienia takiego dokumentu może zostać potraktowana jako działanie na szkodę pracownika - pracodawca nie może zatem odmówić wystawienia zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach.
• O ile pracodawca nie uregulował tej kwestii w regulaminie zakładu pracy lub innych wewnętrznych aktach, nie ma jednej ustalonej procedury wnioskowania o zaświadczenie.
• Nie istnieje limit zaświadczeń, o które może w ciągu roku wnioskować pracownik. Pracodawca ma obowiązek wydać zaświadczenie za każdym razem, kiedy podwładny o to wnosi.
• W przypadku, gdy zapisujemy dziecko do przedszkola lub kupujemy towary na raty, możemy się liczyć z tym, że będziemy musieli przedłożyć zaświadczenie. Jego brak może odbić się negatywnie na decyzji (odmowa miejsca w placówce, bądź odmowa zakupu ratalnego), ale nie wiąże się z konsekwencjami prawnymi.
• Sytuacją, w której możemy ponieść konsekwencje prawne z powodu nie złożenia zaświadczenia, jest postępowanie sądowe. Nie przedłożenie zaświadczenia o zatrudnieniu lub zarobkach, jeśli nakaże nam to sąd podczas sprawy rozwodowej lub o alimenty, może skutkować nałożeniem przez sąd grzywny za zatajenie dochodów.

Zaświadczenie o zarobkach jest więc dokumentem, z którym co najmniej raz w życiu spotyka się każdy Polak. Mamy nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu wiesz już dokładnie, gdzie i jak można uzyskać takie zaświadczenie, a jednocześnie jakie podstawowe elementy powinny się w nim znaleźć.