Kwalifikowany podpis elektroniczny. Do czego potrzebujesz i jak zdobyć podpis elektroniczny?

W dobie technologii cyfrowej znacznie chętniej korzystamy z możliwości szybkiej wymiany ważnej dokumentacji za pośrednictwem Internetu. Żyjemy w czasach, w których w zasadzie cała praca może być wykonywana online. Warto jednak zaznaczyć, iż każdy dokument lub umowa, aby były prawomocne, muszą być uwierzytelnione naszym podpisem! Jak zatem podpisać dokument elektronicznie, bez wychodzenia z domu? Jak uzyskać podpis elektroniczny? Gdzie złożyć wniosek o podpis elektroniczny i jaka jest jego cena? Poniżej wszystko, co musisz wiedzieć na temat podpisu elektronicznego krok po kroku.

Kwalifikowany podpis elektroniczny – co to jest?

Zacznijmy od początku. Co to właściwie jest kwalifikowany podpis elektroniczny i jak wygląda podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny jest produktem komercyjnym służącym do identyfikacji, czyli potwierdzającym naszą tożsamość, który zastępuje i ma analogiczną moc prawną, co wersja złożona własnoręcznie. W skrócie, kwalifikowany podpis elektroniczny jest naszym identyfikatorem, a prawdziwość danych zawsze poparta jest kwalifikowanym certyfikatem podpisu elektronicznego.

Ważne! Lista wymagań prawnych dotyczących bezpieczeństwa opisywanego rodzaju podpisu można odnaleźć się w Rozporządzeniu eIDAS, czyli Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE.

Czytaj więcej artykułów z kategorii "Biznes".

W jaki sposób zrobić kwalifikowany podpis elektroniczny?

Jak już wspomnieliśmy, kwalifikowany podpis elektroniczny to usługa komercyjna, a więc za uzyskanie prawomocnego e-podpisu pobierana jest określona kwota. Koszty, jakie musimy ponieść, uzależnione są od trzech czynników:

• dostawcy
• okresu, na jaki wykupujemy usługę
• urządzenia, za pomocą którego będziemy mogli złożyć swój podpis elektroniczny (PCMCIA, USB, token USB).

Na tym etapie należy zaznaczyć, że wybierając dostawcę, trzeba sprawdzić, czy jest on dostawcą certyfikowanym, znajdującym się na liście nadzorowanej przez Ministerstwo Cyfryzacji. Ze spisem można zapoznać się bezpośrednio na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji.

Czytaj również: Jak wybrać konto firmowe? Ranking TOP 10 kont dla firmy

Weź pożyczkę

Kwalifikowany podpis elektroniczny krok po kroku

Pierwszym krokiem w momencie decyzji o zakupie podpisu elektronicznego jest przede wszystkim zawarcie z wybraną firmą umowy, której warunki są jasno określone w kodeksie postępowania certyfikacyjnego, ewentualnie w polityce certyfikacji. Podpisanie umowy warunkowane jest osobistym stawiennictwem w placówce dostawcy, z ważnym dokumentem potwierdzającym naszą tożsamość. W przypadku umowy zawiązywanej przez Internet, niezbędne będzie posiadanie profilu zaufanego, którego głównym zadaniem jest weryfikacja podanych przez nas informacji.

Prawidłowo podpisana umowa powinna skutkować otrzymaniem od dostawcy:

•     karty kryptograficznej, która zawiera zapisany certyfikat kwalifikowany
•     czytnik kart
•     specjalne oprogramowanie, które należy zainstalować na komputerze.

Najczęściej stosowaną praktyką jest wysyłka oprogramowania oraz czytnika pod wskazane w umowie miejsce zamieszkania.

Jeśli mamy już kompletny zestaw, kolejny krok to instalacja otrzymanego oprogramowania na swoim komputerze. Po zakończonej instalacji wystarczy umieścić w komputerze, za pomocą portu USB czytnik kart, a następnie włożyć kartę kryptograficzną do czytnika i uruchomić zainstalowany program.

Następnie zostaniemy poproszeni o wybór dokumentu w formacie PDF, na którym planujemy złożyć swój pierwszy podpis elektroniczny. Program wskaże nam miejsce, w którym należy wpisać kod PIN, zatwierdzający poprawność całej operacji. I to wszystko!

Właśnie stworzyliśmy swój unikalny, kwalifikowany podpis elektroniczny!

Czytaj również: Własna działalność – od czego zacząć i jak założyć? Łatwa instrukcja w 5 krokach

Ile kosztuje certyfikowany podpis elektroniczny?

Koszt, na jaki musimy się przygotować w momencie ubiegania się o kwalifikowany podpis elektroniczny, jest różny w zależności od oferty konkretnego usługodawcy oraz okresu, na jaki planujemy wykupić subskrypcję. Na ogół, ceny za roczny certyfikat oscylują w granicach 300 zł brutto.

Warto zaznaczyć, iż możliwe jest również wykupienie podpisu jednorazowego. Co prawda, jego ważność to najczęściej 15 minut, jednak taka opcja pozwala usprawnić proces podpisania wybranego dokumentu, a koszt jest znacznie bardziej atrakcyjny finansowo. Przykładem może być oferta Krajowej Izby Rozliczeniowej, oferującej swoim klientom wykupienie certyfikatu na kilkanaście minut, za około 20 zł. Naszym zdaniem, jest to dobre rozwiązanie dla osób, które podpisują dokumenty sporadycznie i nie potrzebują rocznego lub dwuletniego certyfikatu.

Jakie dokumenty możemy podpisać elektronicznym podpisem kwalifikowanym?

Posiadanie podpisu elektronicznego to niewątpliwie ogromne ułatwienie nie tylko dla przedsiębiorców, którzy na co dzień podpisują mnóstwo ważnych dokumentów, ale i dla ‘zwykłych’ obywateli. Z pomocą e-podpisu załatwimy większość spraw urzędowych i wiele innych.

Najczęstsze możliwości użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego to:

•     zawieranie umów cywilno-prawnych
•     faktury przekazywane drogą elektroniczną
•     podpisywanie i składanie deklaracji w systemie e-Płatnik
•     składanie zeznań podatkowych w Urzędach Skarbowych
•     rejestracja działalności gospodarczej
•     wszelkiego rodzaju umowy handlowe
•     podpisywanie pism procesowych
•     poświadczenie tożsamości podczas przetargów
•     podpisywanie dokumentów na platformie obywatel gov. 

Czytaj również: Top Kryptowaluty 2022: czym są i jak na nich zarobić?

Kwalifikowany podpis elektroniczny i Profil Zaufany – najważniejsze różnice

Pomimo iż zarówno podpis elektroniczny, jak i Profil Zaufany służą do identyfikacji oraz poświadczenia tożsamości obywatela, to różni je kilka szczegółów, które w końcowym rozrachunku mogą zaważyć na wyborze konkretnego rozwiązania, optymalnego dla danej osoby oraz indywidualnych preferencji. Przyjrzyjmy się zatem różnicom pomiędzy poszczególnymi opcjami.

Podpis Elektroniczny jest usługą płatną, za pomocą której możliwe jest podpisanie wszystkich dokumentów przesyłanych drogą elektroniczną. Ważność e-podpisu, w zależności od umowy, wynosi od jednego roku do dwóch lat. Po upływie okresu subskrypcyjnego, aby zachować ważność podpisu, należy przedłużyć umowę z wybranym dostawcą usługi.

Profil Zaufany dostępny jest dla wszystkich obywateli. Co ważne, jest całkowicie bezpłatny, a jego ważność wynosi 3 lata, po czym należy bezpłatnie przedłużyć usługę. Zasadniczą różnicą jest fakt, iż dzięki Profilowi Zaufanemu możemy sfinalizować wyłącznie formalności w urzędach, przez platformy takie jak: PUE ZUS, obywatel.gov.pl, ePUAP, czy praca.gov.pl. Aby zarejestrować Profil Zaufany, wystarczy osobista wizyta w jednym ze wskazanych urzędów, ponadto można to zrobić za pośrednictwem bankowości elektronicznej (część banków oferuje swoim klientom możliwość założenia Profilu Zaufanego). Druga opcja jest o tyle wygodna, iż cały proces w całości przebiega online, bez konieczności wychodzenia z domu, a nasza tożsamość potwierdzana jest danymi, które przekazujemy wybranej placówce bankowej w momencie zakładania konta.

Kwalifikowany podpis elektroniczny – podsumowanie

Bez względu na to, która opcja będzie wygodniejsza – Profil Zaufany czy e-podpis, warto rozważyć posiadanie chociażby jednej z nich. Wybór uzależniony jest od rzeczywistych potrzeb, jednak na korzyść kwalifikowanego podpisu elektronicznego przemawiają znacznie szersze możliwości zastosowania. Dzięki niemu załatwimy wszystkie sprawy urzędowe, firmowe, a nawet bankowe.

Posiadanie podpisu elektronicznego, poświadczonego odpowiednim certyfikatem umożliwia również skorzystanie z oferty pożyczki gotówkowej w firmie pozabankowej Szybka Gotówka, która zawierana jest online, a do zawarcia której niezbędny jest podpis pożyczkobiorcy. Podpis elektroniczny znacznie przyspiesza procedurę, a wnioskowana kwota pojawia się na koncie klienta nawet w kilkanaście minut!

Weź pożyczkę