Urlop okolicznościowy – rodzaje i okresy urlopu, wzór wniosku o urlop okolicznościowy

Dla większości z nas praca i życie zawodowe odgrywają bardzo ważną rolę. W pracy spędzamy większość naszego czasu. Planujemy również życie prywatne zgodnie z ustalonym harmonogramem pracy. Niemniej jednak zdarzają się w życiu sytuacje – mniej lub bardziej pozytywne – których nie możemy przewidzieć lub nie jesteśmy w stanie zaplanować inaczej. Bywa, że nie możemy podjąć pracy przez krótszy lub dłuższy czas z powodu zdarzeń takich, jak śmierć, pogrzeb osoby z rodziny, ślub własny lub naszych bliskich czy narodziny dziecka. Jest wiele bardzo ważnych okoliczności, których w żaden sposób nie możemy pogodzić z tradycyjnym życiem zawodowym. Co możemy w takim przypadku zrobić? Czy musimy się zwalniać z pracy lub korzystać z bezpłatnego urlopu? Czy musimy wykorzystywać swój uzbierany urlop, który każdy chce przeznaczyć na wakacje? Istnieją pewne rozwiązania – przewidziane w Kodeksie Pracy – z którego ma prawo skorzystać każdy pracownik, gdy w jego życiu prywatnym zdarzają się określone okoliczności i wydarzenia, gdy nie może on podejmować pracy przez jakiś czas. 

Czym dokładnie jest urlop okolicznościowy? Jak został zdefiniowany w Kodeksie Pracy i w jakich przypadkach można z niego skorzystać? Na te wszystkie pytania odpowiadamy w dalszej części artykułu.

Chcesz się dowiedzieć gdzie i w jaki sposób zarobić więcej, jakie są obowiązki Twojego pracodawcy oraz które zawody są obecnie najbardziej poszukiwane? Czytaj też inne przydatne artykuły o pracy i zarobkach.

Co to jest urlop okolicznościowy?

W Kodeksie Pracy urlop okolicznościowy został zdefiniowany, jako zwolnienie ze świadczenia pracy z powodu różnych sytuacji nieprzewidzianych i szczególnych okoliczności w życiu prywatnym pracownika, które uniemożliwiają wykonywanie przez niego codziennej pracy. Każdy pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi dni wolnych z powodu okoliczności, które zostały wymienione w kodeksie pracy. Co jest bardzo ważne – dni wolne od pracy w ramach urlopu okolicznościowego, nie są wliczane do tradycyjnego urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że po skorzystaniu z urlopu okolicznościowego, pracownik nadal ma prawo do skorzystania z corocznego pełnego urlopu wypoczynkowego.

Do najczęstszych przypadków, w których pracownicy ubiegają się o urlop okolicznościowy, zalicza się: 

• ślub własny lub dziecka; 
• pogrzeb rodziców, babci lub dziadka; 
• pogrzeb innych członków najbliższej rodziny;
• urodzenie dziecka przez współmałżonkę/partnerkę

Czytaj również: Wynagrodzenie za urlop - ile wynosi i jak go wyliczyć w 2022 roku?

Jakie są rodzaje urlopów okolicznościowych?

Urlopy okolicznościowe można podzielić na różne rodzaje, ze względu na powód ich wykorzystania. W zależności od zdarzenia, dla którego pracownik idzie na urlop okolicznościowy, jego okres może być dłuższy lub krótszy. Mogą także obowiązywać różne procedury ubiegania się o takie świadczenie, włączając w to konieczność dostarczenia dokumentów, potwierdzających konkretne zdarzenie w życiu prywatnym pracownika (na przykład akt małżeństwa). Długość urlopu okolicznościowego, jest zależna od powodu, w jakich został wykorzystany. Nie są to jednak długie okresy – z reguły czas trwania urlopu okolicznościowego (określony w Kodeksie Pracy) jest minimalny możliwy dla przeżycia poszczególnych wydarzeń. W praktyce pracownicy często łączą urlop okolicznościowy z wypoczynkowym lub przedłużają go na własny rachunek (jeżeli występuje taka potrzeba).

Urlop okolicznościowy na ślub

Ślub jest wyjątkowym wydarzeniem w życiu każdego człowieka. Najczęściej takie święto wymaga długotrwałych przygotowań, organizacji i nakładu pieniędzy. Sprawdź, jaki jest koszt wesela marzeń w 2022 roku i z czym dokładnie wiąże się organizacja wesela. Mimo tego, że zarówno przygotowania do ślubu, jak i wesela do niemal najważniejszego wydarzenia w życiu mogą czasem trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy, to z tytułu urlopu okolicznościowego na ślub przysługuje nam tylko 2 dni wolne. Jeżeli ślub przypada na weekend, można je wówczas wykorzystać przed lub po uroczystości. Te 2 dni urlopu na ślub, można więc przeznaczyć na dowolny cel związany z organizacją i przeżyciem wesela. Dodatkowe dwa dni wolnego mogą również być początkiem podróży poślubnej. Co jest bardzo ważne – termin ten nie jest ani krótszy, ani dłuższy; niezależnie od tego, jakie uroczystości są planowane (zaślubiny kościelne, ceremonia cywilna, impreza weselna, czy wszystko jednocześnie). Liczy się tylko fakt zawarcia ślubu, czyli data z aktu małżeństwa. Najczęściej jednak państwo młodzi biorą również urlop wypoczynkowy na podróż poślubną.

Żeby otrzymać urlop okolicznościowy na ślub, należy złożyć odpowiedni wniosek do pracodawcy wraz z dokumentem potwierdzającym zawarcia ślubu, czyli akt małżeństwa.

Urlop okolicznościowy na śmierć babci lub dziadka

Śmierć i pogrzeb osoby z rodziny to tragiczne wydarzenie dla każdego z nas. Chcemy i musimy być obecni na pogrzebie, a ponadto potrzebujemy czasu na organizację uroczystości pogrzebowych i załatwienie wszelkich formalności. Co więcej – śmierć w rodzinie wiąże się również z potrzebą spędzenia czasu z bliskimi, jest to bowiem bardzo trudny moment dla każdego członka rodziny. Ciężko jest wypełniać swoje obowiązki zawodowe, podczas takich okoliczności. Zarówno w  przed, jak i od razu po pogrzebie. Czasami wręcz staje się prawie niemożliwe. Zgodnie z obowiązującym Kodeksem Pracy każdej osobie, która jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę, przysługuje 1 dzień urlopu okolicznościowego na śmierć babci lub dziadka. Mimo tego, że są to najbliższe osoby, urlop może zostać przedłużony o kilka dodatkowych dni, których potrzebujemy na żałobę, tylko na własny rachunek, czyli wykorzystując urlop wypoczynkowy lub korzystając z urlopu bezpłatnego.

W celu otrzymania urlopu okolicznościowego na śmierć babci czy dziadka trzeba złożyć wniosek do pracodawcy i dostarczyć kopię aktu zgonu tej osoby.

Urlop okolicznościowy na śmierć ojca, teścia, teściowej lub matki

Jeszcze bliższe nam osoby to nasi rodzice lub naszych współmałżonków, czyli teściowie. Śmierć jednego z rodziców jest nie tylko ogromną tragedią osobistą, ale również wiąże się z szeregiem kwestii formalnych, organizacją pogrzebu i załatwieniem spraw w urzędzie. Bardzo często, żeby dojść do siebie po śmierci rodzica, potrzeba kilku tygodni. Niemniej jednak Kodeks Pracy dokładnie określa, ile dni może być przeznaczonych na odbycie urlopu okolicznościowego na śmierć ojca, matki, teścia lub teściowej. Dla osoby, która straciła jednego ze swoich rodziców, czas ten wynosi 2 dni. Jeżeli chodzi o pogrzeb jednego z teściów, to możemy wziąć urlop tylko na 1 dzień – czyli na dzień odbycia uroczystości pogrzebowej. Oczywiście można skorzystać z większej ilości dni urlopowych, jednak do tego celu trzeba wykorzystać urlop wypoczynkowy lub bezpłatny.

Urlop okolicznościowy na urodzenie dziecka

Kolejne wydarzenie życiowe, które przewiduje możliwość skorzystania z urlopu okolicznościowego, to urodzenie dziecka przez partnerkę lub współmałżonkę. Prawo do urlopu okolicznościowego na urodzenie dziecka przysługuje obu rodzicom – zarówno matce, jak i ojcu. Matka z reguły jest już na urlopie macierzyńskim, dlatego urlop okolicznościowy bierze tylko ojciec. Kodeks Pracy uwzględnia 2 dni urlopu z okazji narodzin dziecka. Przy czym – w odróżnieniu od wszystkich innych przypadków – można je wykorzystać oddzielnie. Na przykład: jeden dzień urlopu przeznaczyć na dzień narodzin malucha, a drugi dzień na moment wyjścia matki i noworodka ze szpitala. Bardzo ważnym warunkiem jest wykorzystanie urlopu tylko na cele związane z urodzeniem potomka – mogą to być sprawy formalne, rodzinne lub związane z pomocą matce, która trafia na porodówkę. Ponadto każdemu młodemu tacie, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, przysługuje urlop tacierzyński, który trwa dwa tygodnie. Urlop można podzielić na dwie część - jednorazowo trzeba wykorzystać minimum tydzień wolnego. Na wykorzystanie tego urlopu rodzic ma 2 lata od urodzenia dziecka.

Urlop okolicznościowy na ślub dziecka

Rodzice, których dzieci planują wziąć ślub, również mogą skorzystać z urlopu okolicznościowego. Jest to 1 dzień wolny, przeznaczony tylko i wyłącznie na ceremonię ślubu i/lub imprezę kościelną. Taki urlop okolicznościowy na ślub dziecka przysługuje tylko wtedy, gdy data ślubu przypada na dzień roboczy, w związku z czym rodzice nie mogą pójść do pracy.

Oprócz standardowego wniosku o urlop okolicznościowy z tytułu ślubu dziecka należy także dostarczyć akt owego ślubu, potwierdzający, że wydarzenie rzeczywiście miało miejsce.

Zasady i wymagania dotyczące urlopu okolicznościowego

W pierwszej części przedstawiliśmy rodzaje urlopu okolicznościowego. Teraz zastanowimy się, czy każdy w wyżej wymienionych przypadkach może skorzystać z tego rodzaju urlopu i jakie warunki należy spełnić. Otóż pierwszym i najważniejszym wymogiem jest to, aby osoba, która stara się o urlop okolicznościowy była zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Wszystkie inne formy zatrudnienia nie przewidują możliwości skorzystania z takiej formy urlopu.

Poniżej przedstawiamy tabelę, w której zostały przedstawione wszystkie możliwe rodzaje urlopów okolicznościowych, a także zasady i formalności dotyczące procedury ubiegania się o urlop okolicznościowy w miejscu pracy.

Wniosek o urlop okolicznościowy – jak napisać podanie?

Jak już wcześniej wspomnieliśmy – podstawą otrzymania urlopu okolicznościowego jest złożenie odpowiedniego wniosku o urlop okolicznościowy, a także dołączenie kopii dokumentu, potwierdzającego powód, dla którego pracownik nie może wykonywać pracy i potrzebuje dnia/dni wolnych od pracy. Oczywiście powody takiego urlopu są bardzo poważne. Niemniej jednak pracownik musi znaleźć czas także na to, żeby załatwić wszystkie formalności w pracy i złożyć wniosek o urlop okolicznościowy. Musi on zawierać następujące informacje:

• dane pracownika;
• dane pracodawcy; 
• liczba dni urlopu;
• data rozpoczęcia urlopu;
• data zakończenia urlopu;
• powód urlopu okolicznościowego.

Poniżej przedstawiamy wzór wniosku o urlop okolicznościowy. Wystarczy uzupełnić brakujące informacje i podpisać taki wniosek przed jego złożeniem pracodawcy. 

Inne formalności związane z urlopem okolicznościowym

Oto lista najczęściej zadawanych pytań, dotyczących urlopu okolicznościowego, które martwią pracowników zamierzających skorzystać z tego rozwiązania w swoim miejscu pracy. Na koniec chcemy wspomnieć, że jak sama nazwa wskazuje urlop okolicznościowy dotyczy niecodziennych sytuacji. Większość niestandardowych zdarzeń w naszym życiu jest związanych również z pieniędzmi. Jeżeli właśnie znajdujesz się w takiej sytuacji i potrzebujesz dodatkowych pieniędzy, zapoznaj się z ofertą Szybka Gotówka. Poniżej zamieszczamy najczęściej zadawane pytania dotyczące urlopu okolicznościowego. 

Czy urlop okolicznościowy jest płatny?

Pracownik nie ponosi żadnej straty finansowej po skorzystaniu z urlopu okolicznościowego, nie jest to zatem urlop bezpłatny. Urlop jest płatny w 100%

Ile jest czasu na wykorzystanie urlopu okolicznościowego?

Urlop okolicznościowy można wykorzystać tylko bezpośrednio w dniu, kiedy przypada data zdarzenia (na przykład pogrzebu czy ślubu). Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy ślub przypada na weekend, wtedy państwo młodzi mogą skorzystać z urlopu dwa dni przed lub dwa dni po weekendzie. W przypadku urlopu okolicznościowego z tytułu urodzenia dziecka dwa dni urlopu można natomiast wykorzystać rozłącznie, jednak nie później niż po załatwieniu wszystkich formalności związanych z urodzeniem dziecka.

Kiedy przypada urlop okolicznościowy?

W odróżnieniu od innych rodzajów urlopów – urlop okolicznościowy nie ma z góry ustalonego terminu, kiedy można go wykorzystać, a więc przypada on dokładnie wtedy, kiedy występują okoliczności, z powodu których pracownik idzie na urlop.

Kiedy wykorzystać urlop okolicznościowy?

Jak już wspomnieliśmy wcześniej, urlop okolicznościowy można wykorzystać tylko pod warunkiem wystąpienia określonych okoliczności w życiu prywatnym, a mianowicie: ślub (własny lub dzieci), urodzenie dziecka, śmierć i pogrzeb osoby z najbliższej rodziny. W związku z tym z urlopu okolicznościowego można korzystać tylko wtedy, gdy występują wspomniane okoliczności.