Koszt pracodawcy – co to jest? Co składa się na całkowity koszt pracodawcy i jak go obliczyć?

Zatrudnienie pracowników zawsze wiąże się z potrzebą ponoszenia określonych kosztów. Oczywiście każdy pracownik otrzymuje określoną miesięczną kwotę w postaci wynagrodzenia za wykonaną pracę. Niemniej jednak na łączny koszt pracodawcy składa się szereg innych wydatków, które musi on ponieść w związku z zatrudnieniem osób w swojej firmie. Wszystkie te koszty są regulowane przez polskie prawo pracownicze, a ich wysokość zależy od szeregu zmiennych czynników. Zanim zatrudnisz w swojej firmie pracowników oraz wyliczysz wysokość pensji, którą możesz im zaproponować, zawsze warto zapoznać się z listą wydatków, które będziesz musiał ponosić (comiesięcznie lub corocznie) po zawarciu umowy o pracę, umowy zlecenie czy umowy cywilnoprawnej. W naszym artykule postaramy się wyjaśnić, co dokładnie składa się na łączny koszt pracodawcy. Jaki jest koszt pracodawcy przy umowie zlecenie oraz umowie o pracę. Odpowiemy na pytanie, jak można obliczyć koszt pracodawcy i w końcu przedstawimy kilka przykładów takiego wyliczenia. Zacznijmy jednak od definicji pojęcia kosztu pracodawcy – czym dokładnie jest, od czego zależy jego wysokość i jak należy go pojmować w praktyce.

Czytaj więcej artykułów z kategorii "Zarobki".

Koszt pracodawcy – co to takiego?

Koszt pracodawcy można zdefiniować jako całkowitą miesięczną wartość zatrudnienia pracownika, którą ponosi jego pracodawca lub przedsiębiorca. Warto mieć na uwadze, że kwota kosztu pracodawcy zawsze jest wyższa od kwoty wynagrodzenia netto, a najczęściej również od kwoty brutto. Ponoszony przez pracodawcę koszt sprawia, że zatrudniona osoba – oprócz standardowego wynagrodzenia pieniężnego – zyskuje szereg innych benefitów, takich jak ubezpieczenia czy zapomoga finansowa. Kosztem pracodawcy nazywa się całkowitą łączną kwotę wszystkich opłat państwowych, które przedsiębiorca jest zobowiązany ponieść w ramach zawartej z pracownikiem umowy. 

Czytaj więcej artykułów z kategorii "Praca".

Poszczególne firmy oferują swoim pracownikom dodatkowe korzyści w postaci obiadów, karnetów do siłowni, kursów i szkoleń. Ich wartość również można wówczas doliczyć do miesięcznego lub rocznego kosztu pracodawcy. Podsumowując – wysokość kwoty kosztu pracodawcy jest uzależniona od takich czynników, jak: 

• rodzaj zawartej umowy;
• wysokość wynagrodzenia;
• wiek pracownika; 
• staż pracy pracownika; 
• rodzaj działalności firmy, która zatrudnia pracownika; 
• benefity, które firma oferuje pracownikowi.

Co składa się na łączny koszt pracodawcy?

Jak już wspomnieliśmy wcześniej – wysokość kosztu pracodawcy, a także lista wydatków, które się na niego składają, zależy przede wszystkim od rodzaju umowy, na podstawie której pracownik podejmuje pracę w firmie. Największy koszt ponoszą pracodawcy, zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę. Taka forma zatrudnienia jest też najbardziej atrakcyjna dla większości osób, poszukujących pracy, gdyż uwzględnia szereg korzystnych benefitów. Nieco mniejszy koszt ponoszą pracodawcy, zatrudniający pracowników na podstawie umowy zlecenie. Ta forma zatrudnienia jest już znacznie mniej atrakcyjna, ale nadal równie często stosowana przez pracodawców poszczególnych branż. Łatwo się domyślić, że najniższy koszt ponoszą pracodawcy, którzy zatrudniają pracowników na podstawie umowy o dzieło. Tę formę stosuje się najczęściej w przypadku zatrudniania freelancerów, osób wykonujących pracę jednorazowo, a także w przypadku pojedynczych zleceń. Ogólnie rzecz biorąc, w przypadku każdej z powyżej wymienionych form zatrudnienia, na koszt pracodawcy zawsze składają się: pensja pracownika oraz podatek dochodowy (który swoją drogą też może być niższy lub wyższy w zależności od zawartej umowy), czyli kwota wynagrodzenia brutto. Oprócz tego na łączny koszt pracodawcy składają się następujące koszty:

• ubezpieczenie emerytalne;
• ubezpieczenie rentowe;
• ubezpieczenie wypadkowe;
• składka do Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
• składka do Funduszu Pracy; 
• opłata dodatkowych benefitów (szkolenia, kursy, obiady, siłownia etc.).

Czytaj również: Wynagrodzenie za urlop - ile wynosi i jak go wyliczyć w 2022 roku?

Koszt pracodawcy – umowa o pracę

Jak już udało się wyjaśnić wcześniej – umowa o pracę jest najbardziej atrakcyjną formą zatrudnienia z punktu widzenia pracownika, a jednocześnie najmniej korzystną formą zatrudnienia z punktu widzenia przedsiębiorcy. Oprócz kwoty wynagrodzenia brutto, pracodawca ponosi koszt następujących składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych: 

• emerytalna (9,76% od kwoty wynagrodzenia brutto);
• rentowa (6,6%);
• wypadkowa (1,67%);
• do Funduszu Pracy (2,45%);
• do Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 0,1%.

Weź pożyczkę

Jak widać – na całkowity koszt składa się: pensja pracownika brutto plus dodatkowe 20,58% od wynagrodzenia brutto. Przykłady obliczenia kosztu pracodawcy, który zatrudnia osoby na podstawie umowy o pracę, przedstawimy w ostatniej części artykułu.

Koszt pracodawcy – umowa zlecenie

W przypadku umowy zlecenie koszt pracodawcy jest bezpośrednio uzależniony od następujących czynników: 

• czy pracownik podejmuje pracę w jeszcze jednej firmie czy to jest jego jedyne źródło dochodu;
• jeżeli pracownik jest zatrudniony w innej firmie, to jaka jest wysokość jego wynagrodzenia;
• czy osoba, która podejmuje pracę ukończyła już 26. rok życia. 

W sytuacji, gdy osoba podejmująca pracę w firmie na podstawie umowy zlecenie nie ukończyła jeszcze 26 lat, pracodawca ponosi tylko i wyłącznie koszt wynagrodzenia brutto. W mniej korzystnej sytuacji znajdują się pracodawcy, zatrudniający osoby, które już pracują w innej firmie, a ponadto otrzymują w niej co najmniej kwotę wynagrodzenia minimalnego. W każdej innej sytuacji – czyli, jeśli osoba ukończyła 26 lat lub jest to jej jedyne źródło dochodu – pracodawca ponosi wszystkie te składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, co w przypadku umowy o pracę, a mianowicie: 

• emerytalną (9,76% od kwoty wynagrodzenia brutto);
• rentową (6,6%);
• wypadkową (1,67%);
• do Funduszu Pracy (2,45%);
• do Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 0,1%.

Czytaj również: Wypadek w pracy – jak dostać odszkodowanie?

Koszt pracodawcy – umowa o dzieło

W przypadku umowy cywilnoprawnej (o dzieło) sytuacja wygląda jeszcze lepiej z punktu widzenia pracodawcy. Jeżeli oferuje on swoim pracownikom tylko tę formę zatrudnienia, to nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów – oprócz pensji oraz podatku dochodowego pracownika – co oznacza, że wypłaca tylko i wyłącznie wynagrodzenie brutto, które stanowi wówczas łączny koszt pracodawcy. Łatwo się domyślić, że taka forma zatrudnienia jest najmniej atrakcyjna dla pracowników, gdyż nie przewiduje ona żadnej formy ubezpieczenia, które w przypadku każdej innej formy opłacają pracodawcy. Najczęściej na zawarcie umowy o dzieło decydują się freelancerzy, a także osoby, które wykonują zlecenia dla firmy sporadycznie bądź jednorazowo. Na koszt pracodawcy mogą składać się też dodatkowe bonusy, jakie firma może dostarczać pracownikom według własnego uznania. Nie ma jednak żadnych obowiązkowych składek, które pracodawca musi odprowadzać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Jak obliczyć koszt pracodawcy – kalkulator wynagrodzeń i przykłady

Początkowo może się wydawać, że procedura obliczenia kosztu pracownika jest dość trudna i skomplikowana, a także wymagająca wiedzy specjalistycznej bądź co najmniej specjalnego kalkulatora kosztu pracodawcy. Nie jest to prawda. Wszystkie informacje, które musisz posiadać, żeby obliczyć łączny koszt pracodawcy można bowiem znaleźć w tym artykule. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów obliczenia kosztu pracodawcy, dzięki którym bez najmniejszego problemu poradzisz sobie z obliczeniem w każdej sytuacji.

Przykład 1

Michał jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Wysokość jego miesięcznych zarobków wynosi 3500 złotych netto. Ponadto pracodawca opłaca comiesięczny karnet na siłownię, którego wartość wynosi 2500 złotych na rok. Jaki jest miesięczny koszt pracodawcy? 

Wysokość pensji brutto wynosi 4839,28 złotych. 

Wysokość składek stanowi 20,58% x 4839,28 złotych = 995,90 złotych.

Całkowity koszt pracodawcy = 4839,28 + 995,90 =5835,20 złotych. 

Przykład 2

Pani Magda pracuje na umowie zlecenie. Wysokość jej miesięcznej pensji wynosi 1500 złotych netto. Ma 28 lat i podejmuje pracę w jeszcze jednym miejscu na podstawie umowy zlecenie. Jej miesięczne zarobki u drugiego pracodawcy wynoszą 2500 złotych. 

Jaki jest całkowity koszt pierwszego pracodawcy (który płaci 1500 złotych miesięcznie na rękę)?

Ze względu na to, że Pani Magda podejmuje pracę jeszcze w jednym miejscu, gdzie wysokość jej miesięcznych zarobków jest wyższa od minimalnej pensji krajowej, pierwszy pracodawca płaci tylko i wyłącznie pensję wraz z podatkiem dochodowym. Koszt pracodawcy jest równy pensji brutto i wynosi w tym przypadku: 1761,54 złotych. 

Jaki jest koszt drugiego pracodawcy (który płaci 2500 złotych miesięcznie na rękę)? Ze względu na to, że Pani Maria ukończyła już 26 lat, do podatku dochodowego dochodzą też składki do ZUS – te same co w przypadku zatrudnienia na umowę o pracę. 

Wysokość pensji brutto wynosi 3402,78 złotych.

Wysokość składek stanowi 20,58 x 3402,78 = 700,29 złotych.

Łączny koszt pracodawcy = 3402,78 + 700,09 = 4103 złotych.

Przykład 3

Pan Krzysztof jest freelancerem i podejmuje pracę na podstawie umowy o dzieło. Wysokość jego miesięcznych zarobków wynosi 4000 złotych na rękę. Ta forma zatrudnienia nie przewiduje odprowadzania jakichkolwiek składek do ZUS. Na całkowity koszt pracodawcy składa się zatem tylko i wyłącznie pensja brutto, która w tym przypadku wynosi 4630 złotych.

Weź pożyczkę